香港公司法定秘书指引

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一、香港公司秘书的概念
香港公司秘书（hong kong corporate secretary）是根据香港现行法例，由香港有限公司委任一位香港自然人或香港本地公司担任的公司秘书，作为法定联络人。香港公司秘书的委任通常由一名董事向董事会提出建议，由董事会决定通过委任。公司秘书的任命必须按公司章程细则进行，在公司注册的时候，根据公司章程委任首任秘书，此后的任命一般由董事会做出决定。 除此之外，香港公司秘书的资料还须向公司注册处申报，以便公众查阅。

二、担任香港公司秘书要考取专业资格吗？谁可以担任香港法定公司秘书？
不需要。香港本地公司及香港永久性居民的身份的自然人均可以担任香港公司秘书。但由于法律风险问题，以个人身份担任公司秘书，不是一个常见的做法。企业家们都会选择有经验和有规模的秘书公司来任职公司的法定秘书。

三、香港公司秘书的职能有哪些？
1、法则遵守。就是要遵守公司章程、香港公司条例的要求，香港公司章程一般可视作公司的“宪章”。在筹备召开香港公司董事会或股东大会的时候，香港公司秘书必须按照章程的规定召集开会。在董事会作出决定之时，香港公司秘书必须就讨论的主题的合法性及章程细则规定下作出建议。
2、法律事务。香港公司秘书通常协助董事商谈合约，参与审阅合约及向对方提供合约草案，并向香港公司的律师提供资料，草拟合约文件。香港公司秘书要面对的合约通常包括：收购文件、合营公司的协议书、租约以及行政人员聘用合约等。
3、处理股份过户。若股东转让股份，须由香港公司秘书负责过户登记，如属上市公司，则由股份过户处负责。在收到正式签署的过户文件并缴付印花税后，公司秘书或股份登记处变更改股东名册的记录，其后发出以受让人名义登记的新股票，旧股票同时予以注销。
4、日常行政工作。香港公司秘书的日常行政工作包括组织会议，主要是董事会及股东会议，而组织这两类会议要严格按照公司章程细则进行。除此之外，根据公司规模和管理架构的不同，有些香港公司秘书还负责保管公司记录及印章，负责人事管理及其他行政管理，有些香港公司还参与公司的会计及财务等方面的工作。

四、香港公司秘书有期限要求吗？
香港公司秘书没有期限要求，但每年香港公司年报的时候要向香港公司注册处递交ar1表格，刷新香港公司秘书、香港公司董事及股东纪录。

五、登尼特有提供香港公司秘书服务吗？服务内容有哪些？
有，登尼特有提供专业的香港公司秘书服务，至今已经有11年。主要服务包括：担任公司
法定秘书、提供永久注册地址、代收代转代处政府往来信件、共享电话与传真。

六、登尼特的香港公司秘书服务收费是多少？
登尼特的香港公司秘书服务每年收费rmb1200元，包含第五项服务。

七、香港公司法里面有没有关于香港公司秘书的法律条文？
有。《香港公司条例》154条第1项规定：每间香港公司须有秘书一名。

八、香港公司法定秘书与香港公司商务秘书的区别在哪里？
香港公司秘书分为公司法定秘书及公司商务秘书两种。公司法定秘书通常由专业秘书公司担任，主要职责是处理公司的法定文件、政府往来文件及用于对政府联络之用，法定秘书对公司没有直接的控制权或拥有权，如果没有参与香港公司经营，不需承担相关法律责任。公司商务秘书通常由个人担任，主要职责是协助总经理处理公司日常经营管理事务，帮客户处理商业上的网络信函、货物﹑电话﹑租赁﹑以及其它的经营管理问题。

九、香港公司秘书与公司上市有什么关系？
1、上市公司秘书资料要向联交所（hke）申报备案：根据《香港联合证券交易所有限公司证券上市规则》有关规定，公司秘书须由通常居于香港的人士担任。
2、合格秘书的重要性：鉴于公司秘书职责的重要性，联交所（hke）上市规则对公司秘书人选有明确的规定，须具备以下一项专业资格：该秘书为英国特许秘书协会及行政人员公会香港分会的会员（即公司秘书公会）、《执行律师条例》所界定的律师或大律师，或专业会计师，或该秘书为联交所（hke）认为在学术上或专业资格或有关经验方面，足以履行该等职务的个别人士。
3、香港公司秘书会成为上市公司的发言人：公司秘书也有机会面对记者或者证券分析师等。因为公司秘书较公司一般行政人员更清楚公司各部分的运作，掌握更全面更准确的资料，并懂得怎样回答不会涉及直接或间接影响股价的内幕资料。在每年的法定账目及公司记录审核方面，香港公司秘书还参与提供资料，解答审计师的提问及制定董事会报告书。

十、什么时候应该退出公司法定秘书？
以下几种情况都应该退出香港公司法定秘书，以免自己造成连累与麻烦：
1、公司没有正常年审年报或做账、核实、报税；
2、企业股东或董事触犯法律法规；
3、联系不到应该联系的人。

十一、香港有秘书公会吗？
有。香港秘书公会(the hong kong institute of chartered secretaries) 专业训练香港公司秘书，保证公司秘书的质素，使企业家可以专注市场开发，放心把公司管理交给公司秘书手中。香港公司秘书公会是独立的专业组织，共有接近四千二百名会员及超过二千六百名学员。旨在推动会员在香港和中国就实践及制定良好且有效的公司管治政策方面所发挥的作用，藉以维持及促进香港作为一个主要国际商业中心的地位。公会于1949年成立，由英国伦敦特许秘书及行政人员公会的香港成员组成。公会于1990年注册成为英国伦敦特许秘书及行政人员公会的香港分会，并在1994年在香港注册为「香港公司秘书公会」。

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